意外にやりがちなこと

発表者のパソコン画面は全世界に見られてると思え

見られている

ウェビナーでは、発表者がプレゼンをする際に、パソコンの画面を配信することが多いかと思います。

これはつまり、全世界の人に自分のパソコンが見られていることを意味します。

そうなんです・・・気を付けないと、見られてはいけない情報が配信されてしまう可能性もあるということです。

結構やってしまいがちなのが、このお客様の名前入りファイルまたはフォルダです。

例えば、ソフトウェアのデモンストレーションなんかをウェビナーでやるときに、ファイルを読み込む操作をすることがあるでしょう。

ここで気を付けないといけないのが、ソフトウェアの読み込みファイル履歴などにお客様の名前が入ったフォルダなんかがあると、見ている側は「あっ！」ってなるわけです。

「会社名.csv」なんてファイル作りがちじゃないですか？

ウェビナーのリハーサルで、サンプル用のフォルダを事前に開いているから、お客様のフォルダに行くことはない！って思っていても、気を付けていたところと違う機能で見えてしまうなんてことはけっこうあります。

これを極力なくすために一度リハーサルの時にパソコン画面動画キャプチャーをしておいて、見直すことをするのがいいと思います。

または、お客様のデータが入っていない、デモンストレーション用のパソコンを用意するなどの配慮もいいかと思っています。

ウェビナー中に、お客さまからのメール通知や、社内でのTeamsチャットの通知なんかがくることもあります。

そもそもウェビナー中に Teamsやメーラー起ち上げてないでしょう！と思うわけですが、何気にバックグラウンドで動いている・・・なんて落ちもあります。

ウェビナーでTeamsを使っているのでしょうがない・・・ということはなく、状態を「応答不可」に設定しておけば通知関係が来なくなるので、ウェビナー前に設定しておくことをおすすめします。

リハーサル時に、こういうことを想定したテストも確認項目に含めると事故が起きにくくなると思っています。

ちなみに私たちは、今はもう、発表者用のパソコンはインターネットには繋いでいません。

映像スイッチャーを発表者用のパソコンにつなげて、 Teamsでの配信は、裏方のパソコンを使っています。

ちなみに、システム構成はここでまとめています。

少しお金と人が必要になりますが・・・。

何でもデスクトップ派閥、いますよね。

パソコンのことを結構知っている技術部の人でも、デスクトップゴミ屋敷住人は存在します。

発表者イコールその会社の顔になっていますので、やっぱりデスクトップはキレイにしなければなりません。

百歩譲って汚いだけならいいけど、デスクトップ付箋を貼っていて、 TODOなんか見えちゃうなんてこともありますよ。

盛ってるだろう！って思うかもしれませんが、実在するんですよ、こういう激レアさん。初回のウェビナー発表者がまさにこの付箋さんだったのです。

いいかー！デスクトップはほぼ必ず見えてしまう場所なので、一旦すべてのファイルやショートカット、常駐ソフトを別の場所に退避させましょう。

ソフトウェアのデモンストレーションをするときは、読み込みファイル名の履歴に気をつけよう！

そもそもお客さんのデータの入ったパソコンでウェビナーやらないにしよう！

Teamsやメーラーの通知機能はOFFにしよう！

発表者のパソコンから Teamsを発信しないようなシステム構成を考えよう！

映ってしまう可能性の高いデスクトップは、ウェビナー前にキレイにしておこう！

ウェビナーを開催するのにおすすめのソフトや、カメラ、マイクなどのハードウェアを紹介しています。

私の経験をもとに、これは自信をもっておすすめできる！という製品をピックアップしています。